輸入のフォワーダーを変更・追加するときの注意点｜見積もり比較と切り替えの進め方

1. 変更・追加・併用を選ぶ

見積もりを取り始める前に、改善したい点を一つ以上、具体的に書き出します。「輸送費を把握したい」「新しい国の仕入先と連絡できる会社を探したい」「温度管理が必要な貨物を扱いたい」など、目的によって相談する範囲が変わります。

複数社に分けると、取引先登録や請求処理、進捗確認の相手も増えます。現在の会社が持つ貨物知識や対応実績も評価に含め、費用だけでなく自社の管理負担まで比べましょう。

2. 見積もり前に手配主体と依頼範囲を確認する

海外の売主と自社のどちらが輸送を手配するか

売買契約に採用したインコタームズの規則・年版・指定地と、実際の手配内容を確認します。例えばFCAでは主な運送を買主側、CIFでは売主側が手配するのが原則です。売主がすでに輸送を手配している場合は、その会社・予約区間を確認してから、別会社に依頼できる範囲を調整します。出典：ICC「Incoterms® 2020 Checklist and Flowcharts」（PDF）

インコタームズは売買当事者間の役割を定める規則で、運送契約そのものではありません。個別の売買契約・運送契約・予約内容も確認してください。取引条件の整理にはインコタームズの解説を参照できます。出典：ICC Academyの解説

どの区間・業務を新しい会社へ相談するか

• 出発地：海外の集荷、輸出通関、港・空港までの搬入。
• 国際輸送：予約、海上・航空輸送、到着地での連絡。
• 日本側：輸入通関、貨物の引き取り、国内配送、荷卸し。

例えば「海外輸送は手配済みで、日本側の通関と配送を相談したい」と伝えると、見積もりの対象が明確になります。ただし、既存の運送契約に含まれる配送などを外せるかは別途確認が必要です。

実際に通関する会社と、委任関係を確認する

窓口となるフォワーダーと、輸入申告を行う通関業者が別の場合もあります。新しい会社には、実際の通関担当、輸入者からの委任関係、必要な委任状・依頼書を確認しましょう。東京税関も、フォワーダーを介する場合に輸出入者からの委任関係が分かる書類を確認するよう案内しています。出典：東京税関「委任状等取得していますか？」（PDF）

現在の契約については、解約・更新の条件、最低利用量、既存予約の変更費用、支払残、データを受け取れる範囲を確認します。必要な準備期間は契約と案件の状況で変わるため、「何日前なら必ず変更できる」と決めずに確認してください。

3. 費用・日程・対応を同じ条件で比較する

各社に同じ貨物明細と希望条件を渡します。現行の請求実績と比較する場合も、貨物量・区間・輸送時期が違えば単純に金額を比べられません。今回の依頼条件を基準に揃えましょう。

見積もりにない項目は「0円」ではなく「未確認」とします。通常の輸送費、条件付きの費用、関税等の見込みを分けて並べ、後から追加される範囲を質問してください。輸送日数も港間・空港間だけか、国内納品までかを確認します。

物流見積もりの比較表テンプレート（Excel）に各社の回答を記入すると、確認漏れを見つけやすくなります。依頼する情報の詳しい整理は輸入見積もりに必要な項目をご覧ください。他社の見積書や契約書を共有するときは、秘密保持の条件を確認し、提供できる情報に絞ります。

4. 切り替え時期と引き継ぎを決める

条件が合ったら、正式に依頼する前に「どの注文・出荷から新しい会社が担当するか」を案件番号で決めます。見積もりの相談と正式な発注は区別し、同じ貨物の予約・集荷・申告・配送が重複しないようにします。

船積み後の担当変更では、連絡先を変えるだけで貨物を引き取れるとは限りません。B/Lの記載を変更する必要があるか、誰が変更を依頼できるかは、発行元と関係者に確認します。輸入申告済みなら、その申告の扱いも通関担当と税関に確認し、新しい会社への二重依頼を避けます。

荷渡しの確認方法も会社ごとに異なります。例えばMaerskの日本輸入案内では、引き取り時にNACCSの荷渡し可能表示を確認するよう案内しています。これは同社の運用例です。今回利用する船会社・混載業者の手続きと、通関・配送の準備をそれぞれ確認してください。出典：Maersk「日本輸入」

書類だけでなく、過去の判断の根拠も引き継ぐ

税関は輸入申告に関する書類として、インボイス、包装明細書、B/L等、運賃・保険料明細、契約書・価格表を挙げています。貨物や適用する制度によって追加の書類も必要です。現在の書類に加え、新しい通関担当が貨物や取引を判断できる資料を用意します。出典：税関「輸入申告の際に必要な書類」

輸入者には帳簿・書類等の保存義務もあります。取引終了後に閲覧できなくなるデータがないか確認し、対象資料を自社で参照できるよう整理してください。出典：税関「帳簿書類の保存義務と電子帳簿等保存制度」

併用を続ける場合は、会社別のフォルダだけでなく、自社の案件番号で書類と進捗を探せる運用が役立ちます。貿易書類の管理方法も参考にしてください。

5. 初回案件で確認するチェックリスト

まず1件で運用を確認する場合も、貨物の重要度や契約上の制約を踏まえて対象を選びます。評価する項目と、問題があったときの連絡先を発注前に決めておくと、納品後の判断が具体的になります。

遅れや追加費用が出た場合は、船の遅延、貨物情報の不足、納品先の変更など、理由も合わせて整理します。1件の結果だけで他の航路や貨物でも同じ対応ができるとは判断せず、継続する範囲を相談しましょう。

6. 新しい会社と既存会社への相談文例

新しい航路・貨物だけ追加相談する文例

仕入先の連絡先や取引書類は、相談先へ共有できる範囲を確認して提供します。検討中で未定の項目は、空欄にせず「未定」と記載してください。

既存会社に担当範囲と残作業を確認する文例

よくある質問

現在の会社に不満がなくても、別会社へ相談できますか？

新しい航路・貨物への対応や、次回の条件比較を目的に相談する方法があります。現行契約の制約を確認したうえで、「既存の取引は継続し、今回はこの案件を相談したい」と範囲を伝えましょう。

海外輸送はそのままに、日本側の通関・配送だけ相談できますか？

相談することはできますが、受託できるかは貨物・契約・手配状況によります。現在の輸送区間、B/L等の情報、到着後の引き渡し方法を伝え、新しい会社が対応できる範囲を確認してください。

到着間近の貨物もすぐに切り替えられますか？

一律には判断できません。荷渡し、費用精算、通関、保管期限、配車の状況を確認する必要があります。現在の依頼先と新しい会社の双方に相談し、進行中の貨物の対応と、次回からの切り替えを分けて決めてください。

相談前に決めておくこと

「見直す理由」「対象の案件・区間」「現在の手配状況」の3点が、相談の出発点です。その条件で各社に確認し、引き継ぎの担当を決め、初回案件の実績を見て継続範囲を判断しましょう。

既存の依頼先を継続しながら、新しい航路や貨物だけを追加相談する使い方もできます。費用や日程がまだ不明な段階では、確定している情報と未定の項目を分けて伝えると、次に必要な確認が明確になります。