フォワーダーの営業メール例文5選｜新規荷主への提案・展示会後のフォロー

営業メールは「経緯・対応範囲・次の一歩」で組み立てる

件名には「輸送のご案内」だけでなく、航路や展示会名など、連絡内容を判断できる言葉を入れます。本文は、相手が自分に関係のある話かどうかを読み取れる順番にしましょう。

• 名乗りと経緯：誰が、どの接点をきっかけに連絡したのか。
• 相手との接点：会話した課題や、実際に確認した事業内容。
• 対応範囲：航路、貨物、輸送方法、国内配送などの得意領域。
• 次の一歩：資料送付の可否、相談時期、条件確認など、一つの依頼。
• 署名：会社・部署・氏名・住所・連絡先・公式サイト。

用件が分かる件名、連絡経緯、次の行動を明確にする基本は、サイボウズの営業メール解説でも紹介されています。以下は、その考え方を国際物流の相談場面に合わせた独自の文例です。

「必ず安くなる」「どの貨物でも対応できる」といった裏付けのない表現は避けます。既存フォワーダーからの全面的な切り替えを前提にせず、新規航路や追加手配など、自社が支援できる範囲を示しましょう。

例文1：新規荷主へ得意航路を提案する

送信先の受付方針や自社の営業メール運用ルールを確認したうえで使う文例です。公開情報で確認できた事実と、まだ確認できていない輸送ニーズを分けて書きます。Webサイトに商品が載っていても、自社輸入や輸送見直しの予定があるとは限りません。

調整のポイント：初回から貨物明細や仕入先の情報を求めず、まず相談や資料送付への意向を確認します。「拝見した情報」は必ず実際の内容に置き換えてください。

例文2：取引先・協力会社から紹介を受ける

紹介者と相手の了承があり、連絡先を共有してもらった場面を想定しています。紹介されたことだけを理由に、商談や取引が決まっているような表現を使わないようにします。

調整のポイント：紹介者をCCに入れるかは、共有する情報の範囲とあわせて確認します。既存の運賃や仕入先など、紹介者から聞いた情報を無断で本文に転記しないようにしましょう。

例文3：展示会・商談会で話した荷主をフォローする

会場で実際に話したテーマを一つ入れ、約束した資料や次の相談につなげます。名刺交換だけだった相手には、課題を相談されたかのような文章を使わず、挨拶の経緯に合わせて書き換えます。

調整のポイント：「資料を添付」と書いたら実際の添付を確認します。送付の約束がなければその表現を削り、まず資料の案内を希望するか尋ねる内容に変更します。

例文4：見積もり提出後、検討状況を確認する

見積もりの件名・番号・対象航路を示して、相手が対象案件を探しやすくします。値下げの提案を急ぐより、説明が足りない点や条件の変更がないかを確認しましょう。

調整のポイント：有効期限は見積書と一致させ、架空の締め切りで判断を迫らないようにします。料金の有効期限と、船腹・スペースの確保は分けて説明してください。費目の説明には海上運賃の内訳ガイドも参考になります。

例文5：過去に相談があった荷主へ再連絡する

以前の相談内容と再連絡の理由を示します。相手と再連絡の時期を約束している場合は、その時期に合わせます。連絡不要と伝えられている相手は対象に含めません。

調整のポイント：以前の運賃や納期をそのまま適用できると約束せず、今回の条件を再確認します。実際の変化や約束がない場合に、連絡理由を作り上げることは避けましょう。

送信前に確認したい7つのポイント

• 宛名、部署、担当者名、宛先アドレスは正しいか。
• ［ ］の置き換え漏れがなく、連絡の経緯は事実と一致しているか。
• 航路・貨物・取扱実績などに、確認できない表現が含まれていないか。
• 返信してほしい内容が明確で、一度に多くの情報を求めていないか。
• 添付ファイル、見積番号、有効期限、送付先に誤りがないか。
• 別の荷主の価格や情報が本文・添付・CCに混ざっていないか。
• 連絡不要の意向、相手の受付方針、自社の送信ルールを確認したか。

例文は文章の作成を助けるもので、個々の宛先への送信可否を判断するものではありません。返信があったら、相談内容、担当者、次の連絡予定を記録し、社内で重複して連絡しないようにします。

フォワーダーの営業メールでよくある質問

返信がない場合は、何日後に再送すべきですか？

一律の日数ではなく、相手と約束した時期、見積もりの有効期限、出荷予定を基準にします。初回の案内に返信がない場合、同じ文面を短期間に繰り返すことは避け、追加で伝える必要がある情報かどうかを判断しましょう。

最初から運賃を提示した方がよいですか？

具体的な見積依頼があり、必要な条件を確認できていれば提示を検討できます。貨物・物量・対象区間が分からない段階で確定額のように伝えるのは避けましょう。概算を案内する場合も、前提条件と含まれない費用を明記します。

初回メールで輸送条件をすべて聞いてもよいですか？

新規の案内なら、まず相談の意向を確認します。具体的な依頼への返信なら、見積作成に不足している情報をまとめて尋ねると進めやすくなります。確認項目は輸入見積もりに必要な項目を参考にしてください。