同じ区間の見積もりでも、一方は倉庫での荷卸しまで含み、もう一方は車上での引き渡しまで、という場合があります。総額だけを並べると、この違いは伝わりません。荷主が社内で比較できるよう、見積書には金額と作業範囲を合わせて記載する必要があります。

見積もり提案では、金額に加えて「どこからどこまで運ぶか」「何が含まれるか」「何が未確定か」「次に何を確認するか」を伝えます。この記事では、具体的な輸送相談を受けた後の確認と提案の手順を紹介します。営業先を探す方法は、新規顧客開拓のガイドをご覧ください。

1. 見積もり前に確認する条件

依頼文に「10箱」、添付明細に「12箱」とあれば、どちらを基準に見積もるかを先に尋ねます。数量の不一致と、まだ届いていない情報を分けておくと、荷主にも回答してほしい点が伝わります。

条件の不足が見積もりに与える影響
項目確認する内容提案への影響
貨物品名、梱包後の寸法・個数・総重量、荷姿、段積み可否課金数量、車両・コンテナ、荷扱い方法
輸送範囲出荷元・納品先の住所、港・空港、依頼する作業集荷・輸送・通関・配送の見積範囲
希望日貨物引渡可能日、希望納品日、日程変更の可否利用できる便や、急ぎの貨物を分ける必要性
受入条件車両の進入、荷卸し設備、人員、予約時間積み替え・荷卸し・待機の手配
費用負担貿易条件と指定場所、見積もりの宛先、支払者どの費用を誰へ提示・請求するか
判断基準価格、納期、連絡体制などの優先順位と検討時期提案する案と、次に連絡する時期

未確定の条件があれば、見積もりに必要な項目と、後から確認できる項目を分けます。概算を出す場合は「寸法は仮定」「納品先の荷卸し設備は未確認」など、前提を明記し、確定後に再見積もりする項目を伝えましょう。

容積や課金数量の確認にはCBM・容積重量の計算ガイドも役立ちます。貨物情報の自動計算と、運賃・諸費用の見積もりは分けて確認してください。

2. 費用・対応範囲・納期をセットで伝える

総額の横に、含む費用と含まない費用を書く

「輸送費一式」だけでは、荷主は追加負担を判断できません。見積書では費目ごとに単価・数量・通貨を記載し、合計の対象を明らかにします。外貨が含まれる場合は、円換算額が参考値か、適用レートを確定した金額かも区別します。

  • 今回含む費用：集荷、海上・航空運賃、通関、配送など、実際に見積もった作業。
  • 今回含まない費用：他社が手配する作業や、別途請求する項目。誰が確認・手配するかも記載。
  • 条件によって発生する費用：検査、保管、待機、再配送など。発生条件と算定方法、または確認先を記載。

「実費別途」とする場合も、対象費目と請求根拠を示します。税・保険・コンテナ返却などの扱いは、今回の見積もりに含むかを個別に明記してください。費目の整理には海上運賃の内訳ガイドをご覧ください。

料金の有効期限と、スペースの確保を分ける

見積もりの有効期限、想定する出荷時期、運賃が変わる条件を記載します。料金を提示しただけで船腹や車両を確保したことにはならないため、予約前・確認中・予約済みのどの状態かも伝えます。

港への到着予定と、倉庫への納品予定を区別する

到着予定だけで納品日を約束せず、荷揚げ・通関・配送・倉庫受入の確認がどこまで済んでいるかを添えます。見通しが変わった場合に、誰が荷主へ連絡するかも社内で決めておきます。

3. 荷主が比較しやすい提案文例

見積書を添える文章では、依頼条件の確認、提案理由、未確定事項、回答してほしい内容の順にまとめると、相手が次の作業を判断しやすくなります。以下は提案文のひな形です。［ ］内を実際の条件に置き換え、該当しない項目は削除してください。

件名：［出荷元→納品先］の輸送見積もり／［見積番号］

［担当者名］様
ご相談いただいた［品名・荷量］について、［引渡可能日］出荷・［希望納品日］納品希望の条件で見積書をお送りします。

今回の見積範囲は［集荷場所］から［納品場所］までの［対象作業］です。ご希望の［優先事項］を踏まえ、［輸送方法］をご提案します。理由は［今回の条件に即した理由］です。

見積合計は［金額・通貨・税の扱い］です。［含まない費用］は含めておりません。［条件により発生する費用］は、発生時に［算定方法・確認手順］に従ってご案内します。

現時点では［スペース・車両の確認状況］です。港への到着予定は［日付］、倉庫への納品は［確認状況］です。料金の有効期限は［日付・適用条件］となります。

手配を進めるため、［未確認の条件］をご確認いただけますでしょうか。社内でのご検討時期も分かりましたらお知らせください。

比較案は、違いと選ぶ条件を添える

LCLとFCLなど複数案を出す場合は、同じ出荷元・納品先・費用範囲で比較し、「案Aは総額を抑えやすいが、案Bは納品先でコンテナを受け入れられることが前提」のように条件の違いを示します。どちらも希望日に対応できるかは個別に確認してください。

比較表の作り方はLCL・FCLの費用と納品条件の比較、価格以外の提案理由は得意航路・貨物の強みを伝える方法で解説しています。

4. 見積もりを送る前のチェックリスト

  • 依頼文と見積書で、輸送区間・貨物・数量・希望日が一致しているか。
  • 単価、課金数量、通貨、合計額、税の扱いに食い違いがないか。
  • 含む作業、含まない作業、条件付きの追加費用が区別されているか。
  • 有効期限、出荷時期、スペース・車両の確認状況を明記したか。
  • 自社と協力会社の対応範囲を確認し、未確認の対応を約束していないか。
  • 次に荷主へ確認したい内容と、自社の担当者を明記したか。
  • 修正版の場合、見積番号・版・変更点を示し、旧版と区別できるか。

5. 提出後は検討状況を確認し、合意条件を引き継ぐ

提出後の連絡は、約束した時期や出荷予定、有効期限を基準にします。「いかがでしょうか」だけでなく、「費用範囲に不明点がないか」「納品条件が変わっていないか」など、判断に必要な確認に絞りましょう。文例は見積もり提出後のフォローメールにまとめています。

受注時は、採用された見積書の版と、その後に合意した変更を手配担当へ渡します。例えばメールで納品時間を変更した場合、見積書だけを引き継ぐと古い条件で手配しかねません。未対応の作業には、担当者と確認期限も添えます。

失注した場合は、分かる範囲で理由を残します。「価格」「納期」「対応範囲」「出荷延期」「理由未確認」を分けて記録すると、値下げ以外に改善すべき点も検討できます。

6. 見積もり提案でよくある質問

情報が不足していても早く金額を出すべきですか？

仮定した条件と再見積もりが必要な項目を明記できるなら、概算を出す方法があります。受託可否や金額を大きく左右する情報がない場合は、必要な情報と回答予定を先に伝えましょう。

他社より高い場合は、すぐに値下げすべきですか？

まず比較する費用範囲や納品条件が同じか確認します。そのうえで、自社案に含む作業が荷主に必要かを説明し、変更できる条件を相談します。含まれる作業の違いを確認せずに総額だけを下げると、手配段階で認識がずれる原因になります。